現状の課題

問題が発生した際にスピーディに対応することで損害を最小限に抑えることができ、不正防止も異常を見つけた時の初動が重要です。

記録改ざんなどが発生するのは、うやむやにしてしまう体質からくるもので、そのための仕組みを作り習慣化することが大切といえるでしょう。

そもそもレポートなどはトラブル要因を早期発見し、対策することが目的ですが、電子化しても即時通知の機能がなければ本末転倒といえます。

不正値をうやむやにするのではなく、１つ１つをしっかり対応していける仕組みがなければそもそも電子化の意味はないわけです。

do!bookで解決

自動通知機能は、異常が発生したときには管理者に自動的に通知する機能です。

入力項目ごとに設定しておくことで自動的に通知されます。

証跡機能は設定されたしきい値を超えたデータを記入したときと、一度入力した値を変更したときに、その理由を要求する機能です。

また、監査証跡機能により各ユーザが行った処理は全て保存され、様々な角度から追跡することが可能。

記録されているという認識がユーザの不正防止に役立つわけです。

自動通知機能

各項目に自動通知の設定をしておくと設定したユーザに自動通知されるよう設定できます。 

①許容値外のデータが登録された時や異常な選択肢が選択されるとあらかじめ設定した管理者に自動通知されます。

②通知を受けたユーザは通知リストから当該帳票を開いて状況を確認

③コミュニケーション機能

管理者と作成者は同じ画面を同期しながら電話やＷｅｂ会議で打合せすることもでき、必要な資料をページ挿入したりペンや写真やコメントを書き込んで情報交換も可能です。内容は全てＰＤＦに記録されアーカイブできます。

証跡機能

不正防止のためには単なる操作ログの記録だけでなく、操作の理由まで記録に残しておく必要があります。監査にも対応可能な証跡機能によって不正防止を実現します。

　①しきい値外の値を入れると理由を記載して管理者の承認を得る

　②データ修正を行うとその理由を記載して管理者の承認を得る

　③データ入力のすべての記録を保存

　④マスターなどの修正理由と修正箇所を記録

　⑤様々な角度から操作履歴をトラッキング、分析、グループ単位、ユーザ単位、文書単位、異常操作、マスター変更