はじめに

メンテナンスや訪問サービス業務はマニュアルやレポートの管理が大きな負担となっておりペーパレスが実現できると大きな効果が期待できます。

しかし、その実現には様々な障害があり、容易に実現できるものではありませんでした。

①サービス員は多く、教育も大変

サービスを担当するスタッフは、協力会社など社外のメンバーも多くITの教育もできないのが実情です。

②ドキュメントは多種多様でシステム化しても管理が大変

メンテナンスを行う機器のマニュアルや作業手順書など様々なドキュメントが拠点ごとに管理する必要があり、サービス員に確実に提供することが必要。システム化してもその管理に膨大な手間がかかります。

③お客様指定のレポートが必要

サービスの報告はお客様指定のレポートご提出が必要。様々なフォーマットのレポートをシステム化するのは大変です。

④システム化にコストがかかりすぎる

マニュアル・レポートの設定からユーザ教育、そしてユーザー数で増えていくライセンス費用など、コストがかかり過ぎるのがシステム化の大きな障害です。一方コロナ禍で、サービス員の講習や教育ができなくなり、クラスター防止の対策を要求されるなど訪問サービスのデジタル化は喫緊の課題となっています。

ここでは、do!bookご導入企業様の事例を交えて具体的な運用イメージをご紹介してまいります。

スマートフォンでマニュアル参照

現場に提供したいマニュアルはフォルダに登録しておくだけ、現場では拠点ごとのコードを入力するだけでアクセスが可能です。PCはもちろんスマートフォンやタブレットでも閲覧可能です。

①拠点ごとにフォルダ分けしておけばシステムが自動登録

お客様ごとに異なるマニュアルなどのファイルを設定したフォルダに登録しておけば、do!bookが同期してクラウドにアップロード、Microsoft OfficeやPDF、写真・動画などフォーマットが異なるファイルも閲覧可能に準備します。

②拠点のマニュアルをスマートフォンで参照

do!bookのキャビネットごとに拠点データを整理しておけば、拠点コードとパスワードを入力すればその拠点の情報にアクセスが可能です。また、QRコードをスマートフォンで読み込むだけでその拠点の情報に直接アクセスも可能です。

③ファイルを差し替えるだけでマニュアル変更

現場に提供する情報の更新はフォルダに登録するだけ、更新があった場合もフォルダ内のファイルを更新するだけで自動的に現場に最新情報を提供します。情報のメンテナンスを効率化することで大量の拠点の管理も可能となります。

④ユーザ数無制限・ユーザ教育不要の使いやすさ

do!bookはユーザ数無制限。サービス員が多くても安心！ユーザ教育不要で誰でもすぐにご利用いただけます。

お客様フォーマットのレポートで運用可能（パナソニックコンシュマーマーケティング様）

訪問サービスが終わってから帰社してレポートを作成する作業は大きな負担です。do!bookではExcelだけで簡単にレポートテンプレートを作成可能。お客様指定のレポートのテンプレートを登録しておけば現場で直接レポート作成。直行直帰を実現することでサービス員の負担を低減するとともに、スピーディにレポートをお客様にご提出も可能です。

①Excelでレポートテンプレート作成してフォルダに登録

セルの背景色を付ければ、do!bookは入力欄と認識し、そのセルのタイプ（文字、数値、日付）を認識して自動設定。○や□の文字位置を検出して選択候補の設定も自動化されます。

その他、写真やGPS、バーコード読込にハンコ、サイン機能など、Excelさえ使えれば、誰でも直感的に高度なレポートテンプレートを作成できます。作成したExcelファイルはフォルダに登録するだけでシステムに登録されます。

②スマートフォンでもレポート作成

スマートフォンでレポートを呼び出しタッチ操作でレポート作成が可能。また高度なデータベース機能で作成したすべてのレポートデータはリアルタイムで他システムと連携が可能です。

③Excel、PDFでレポートデータをダウンロード

作成した写真集はExcelもしくはPDFとしてパソコンからまとめてダウンロードすることが可能。帰社してレポートをデジタル化するなど無駄な作業はなくなります。無料版でも対応していますので是非ご活用ください。

多種多様な情報を1冊にまとめてマニュアル作成（日本貨物鉄道様）

メンテナンス現場では図面だけでなく、各種標準や機器の取り扱い要領、写真やスケッチなど様々な情報を提供する必要があります。これらの情報は様々なフォーマットですでに存在していますが、マニュアルとして現場に提供するためには技術スタッフが加工して提供する必要があります。この加工作業が非常に大きな負担となり、結果として運用が行き詰まってしまうわけです。

例えば、図面はPDF、操作ガイドは動画、Excelのチェックリスト、Wordで作成した各種技術資料、写真などのコンテンツは既にパソコンの中にあるのですが、これを加工してマニュアルに仕上げる作業が課題となっていました。

マニュアル作成を1/10に効率化（日本貨物鉄道様）

do!bookのハイブリッドBOOK機能を利用することで、様々なフォーマットの異なるドキュメントや動画、写真などを１冊のBOOKにまとめてマニュアルを作成することができます。

つまり「すでにある資料」を「組み合わせるだけ」でマニュアルを作成することにより、圧倒的なマニュアル作成時間の短縮を実現できるだけでなく、現場でもページをめくるだけで様々な情報をまとめて閲覧することが可能になり、マニュアル参照の作業性も大幅に改善されたわけです。

全面導入・全員利用で効果は最大化できる（トヨタ自動車様）

現場ペーパレスの導入に先立ち、まずは一部で試してみたことがある企業様も多いのではないでしょうか。ある部門だけとかある資料だけ試してみても、通常ペーパレスの効果は発揮されません。

ある部分だけは紙で運用しているとか、ペーパレス対象部門が一部だけでは、逆に紙がないということが障害となってしまうケースがあります。事実、一部部門だけのペーパレスをトライアルしてみたけれど効果はでなかったので導入を見送ったという企業様も多いのが実情です。つまり、小規模運用では効果は限定的で障害はあるため、いずれ紙に戻ってしまうわけです。

全部門導入しないと効果は出ない（トヨタ自動車様）

なぜ小規模トライアルからスタートされるのか、その理由はソフトウェアのライセンスにも問題があります。ソフトウェアのライセンス費用は通常ユーザ数で決まります。ユーザ数が少なければ費用は安く、ユーザ数が増えれば費用が増額されるわけです。一方、効果は実証されていないので、最初からユーザ数を増やして利用するリスクをとるわけにはいかないわけです。

そういうわけで、小規模トライアルが始まりますが、現場には多くのメンバーがいますから、例えば図面を電子化しても一部メンバーだけに共有しても効果は出ません。権限を与えられていないユーザは、プリントアウトしてもらい紙としても利用するような形にせざるを得ないのです。

do!bookには機能によりグレードの違いはありますが、すべてユーザ数は無制限にさせていただいています。トヨタ自動車様では、全販売店の実に４万ユーザがdo!bookをご利用いただき、動画、写真、ドキュメントなどを共有しておられます。全員が利用することで初めてペーパレスの効果は出てくるのです。

ユーザ数無制限を実現したdo!bookの独自技術についても製品サイト内で詳しくご紹介しておりますのでご一読ください。

メンテナンス現場のDXはペーパレスからはじめよう

メンテナンス現場で働くスタッフにとってマニュアルやレポートは永く紙で運用してきました。パソコンは使いにくいという現場の環境もありIT化は遅れていたわけですが、スマートフォンの普及により大きな変化がうまれています。

スマートフォンを活用してマニュアルとレポートのペーパレスを実現することは、今は難しいことではなく、すぐに実現可能なメンテナンス現場DXとなりました。