大量の情報を効率的に現場に提供

背景

建設業でもCADをはじめ様々な現場ドキュメントの電子化が進んで、現場事務所内の仕事はペーパレスに近づいてきました。しかし、今でも建設現場での情報提供は紙が主体です。現場事務所でプリントして、紙として配布することが多く、かえって忙しい現場スタッフの大きな負担となっています。

一方で、スマートフォンの普及により現場スタッフもスマートフォンアプリには習熟、スマートフォンでも利用できるツールが注目されています。

課題

忙しい現場スタッフの負担低減

現場に提供する資料の登録の手間が大きな負担になる
様々なアプリを試してみたが、フォーマット変換やファイルを１つずつ登録するなど登録に手間が掛かりすぎてうまく運用できない。ファイルサーバにあるファイルをそのまま現場で閲覧したい。

動画の加工が手間
動画のニーズが増えてきたが、動画をそのまま使用するとファイルサイズが大きくなりすぎる。最適なサイズに変換できればいいが知識がないため扱うことができない。

現場スタッフの特徴

スマートフォンアプリは使えるが、PCは不慣れ
PCのシステムは使えないという抵抗感があり、スマートフォンアプリのような使いやすいアプリでないと現場で試してもらえない。

社外ユーザも多く教育が困難
社外の協力会社のメンバーが多く組織だった教育も困難。教育不要なほど使いやすくないと利用してもらえない。

セキュリティが守れるか不安
仕事が終わればアクセスできないようにしたいが、見せてはいけないものをしっかり管理できるか
不安。

機能紹介・導入効果

ユーザ数無制限　協力会社メンバーも参加で最大効果

ユーザ数ライセンス形態では失敗する！？
一般的なマニュアルアプリはユーザ数ライセンス制です。まず少人数から初めて拡張していくというコンセプトですが、実はこれが失敗の主な原因になります。マニュアル電子化の主な目的は当然ながら『情報共有』です。共有するメンバーが限定されるとそもそも始める前から失敗なのです。また、限定したユーザでの運用は関係部門では紙と電子化の併用となり、かえって負担が増大します。結果『マニュアル電子化は失敗する』という実績だけが残ってしまい将来の可能性もなくしてしまいかねません。

do!bookはユーザ数無制限
do!bookアプリはサーバの負荷を最低限にする技術で開発されています。その結果ユーザ数無制限という他に類をみないライセンス体系を実現しています。さらにPCはもちろんスマートフォン、タブレットなどすべてのデバイスで動作が可能。関係先全員で取り組むことでマニュアル電子化の効果も最大化され、一気に現場ペーパレスを実現することができるのです。

社外ユーザ（期間限定ユーザ）にもセキュアに情報配信
協力会社社員もゲストユーザとしてマニュアル電子化に参加可能。協力会社のメンバーは一定期間だけ情報共有するケースがあり、期間終了後はアクセス不可にしなければいけません。このようなケースではフォルダに設定できるパスワードを変更することで、以前のパスワードで認証されたユーザは再入力を要求されパスワードがわからなければアクセスすることはできません。ユーザ数無制限でも情報はセキュアに保護されているのです。

スタッフの負荷低減（フォルダ分けしてファイル登録するだけ）

ファイル同期機能で楽々メンテナンス

現場に提供したいファイルをファイルサーバ（クラウドストレージ）にMicrosoft OfficeファイルやPDF、写真、動画などのファイルをフォルダに分類して登録しておくだけで準備は完了。工事担当者の負担を極限まで低減しながら、現場への最新情報提供を実現します。

＜運用イメージ＞
　①工事スタート時にフォルダ作成してファイル登録　（工事の進展に応じてフォルダ追加可能）
　②BOOKクリエータが差分チェックして自動更新
　③スマートフォンからPCまでフォルダ分けして閲覧可能

きめ細かいアクセス制御
ユーザグループを自由に設定しグループごとのアクセス権をきめ細かく制御できます。ユーザを自社の部署ごとや社外の各協力会社ごとにアクセス制御することで、大量コンテンツの効率的な情報配信を実現しています。

プッシュ配信機能
情報量が増えると各ユーザは必要な資料がどこにあるかわからないという問題が発生します。ユーザグループごとに必要なコンテンツを設定する『プッシュ配信機能』により必要な情報を各ユーザにプッシュすることが可能です。プッシュされたコンテンツはデバイスにダウンロードしオフラインで閲覧も可能。一括ダウンロードにも対応しています。

教育不要で誰でもすぐに利用可能

ITリテラシーから現場リテラシーへ
現場のIT化を難しくしているのは何なのでしょう？ITスキル不足やITリテラシーがないというような話は本当でしょうか？誰もがスマートフォンを自在に使えるようになっている今では、必要なITスキルは誰もが身に着けているのが実情です。本当の理由はツールの問題。ITツールがスマートフォンアプリのような使いやすいインターフェイスを持っていれば現場スタッフでも快適に使っていただけるはず。ITツールが『現場リテラシー』を持たなければいけないわけです。

スマートフォンアプリのようなインターフェイスを実現
スマートフォンアプリのようなわかりやすいインターフェイスにより、教育不要ですぐにご利用可能です。見たい・見せたい情報へ直行するアクセシビリティの良さもdo!bookの特長です。

例）
①作業指示書や設備機器に張り付けられたQRコードを読み込むだけで関連マニュアルへアクセス可能
②メールやチャットで送られたリンクで指定の資料へ誘導できる