はじめに

こんにちは、日本デジタルオフィスの社長の濵田です。
会社を創業する前は重工業の工場勤務でディーゼルエンジンの技術スタッフで、まさに現場で育てられた技術者です。当時はサービスエンジニアで海外出張などで飛び回っていたのですが、阪神淡路大震災の被災経験から『現場で役立つIT』を実現するために当社を創業しました。
つまり、私は現場スタッフの血をもったIT屋さんというわけです。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（現場系IT屋さんとでもいうのでしょうか。IT業界にはほとんどいないタイプです）　　　　　　　　　　　定期的に現場DX関連のブログを書いてまいります、是非ご贔屓賜りますようお願いします。

４回目のテーマは『チームでコミュニケーションしたい』です。

IT屋さんはITの力でコミュニケーションの向上を実現しましょうと営業しますが、現実はどうでしょう？多くの現場では、見える化ではなくもっと受け身の『見せる化』になってしまって、紙のような柔軟なコミュニケーションが実現できていないのが実情です。

現場ではどのような問題が起こっているのか見ていきましょう。

①アプリが多すぎて覚えられない
図面だけでなく、仕様書、マニュアル、写真、動画など様々な資料を電子化していくと、現場で様々なアプリを切り替えて利用する必要がでてきます。オフィススタッフには便利でも現場ではごく限られたメンバーしか使いこなせません。実際は各工程を担当する技術スタッフが様々なアプリから必要な情報を選択・プリントアウトして紙として提供しているわけです。オフィスワークの効率化を目的としてきた様々なアプリが現場のIT化の障害となるという皮肉な状況となっているのです。

②見るだけの図面ではコミュニケーションできない
現場ペーパレス実施の第一ステップとして図面電子化をしようというケースが多いのですが、ここにも落とし穴があります。図面は見るだけでなく、各工程での寸法チェックに使われたり、次工程へのメモを記入したり、コミュニケーションツールとして利用されているのが実情。電子化して見るだけになるのではなく、関係者と共有できるものでないと非効率で品質上の問題も発生してしまう可能性があるのです。

③複数ユーザでレポート作成、作成レポートも参照したい
レポートは多くの場合、現場のコミュニケーションツールなのです。例えば、安全パトロールのレポートは、複数ユーザで工場内をパトロールして、同時にレポートを作成したいし、作成したレポートは、技術スタッフがチェックしたり、次工程のメンバーが参照することが多いので、電子化により一人でしか作成できず、簡単に見ることができないと様々な問題が発生します。

④品質記録の保管に手間が掛かりすぎる
品質記録というとレポートだけでなく、寸法チェックをペンで書き込みハンコを押した図面も立派な品質記録で、レポートとまとめて保管しておく必要があります。通常のレポート電子化ツールでは、ツールのユーザが作成したレポートしか閲覧できないため、プリントアウトして紙ベースで保管して、皆が閲覧するなどかえって手間が掛かってしまいます。このように電子化する前にできていたことができなくなると、生産性と品質を第一に考える現場では、躊躇なく紙に戻してしまうことになります。

＜紙よりも速く・簡単・正確なコミュニケーションを実現＞

今回は4つの機能をご紹介しましょう
①『マルチフォーマット対応』　Microsoft Office,PDF,写真,動画などマニュアルからレポートまで１つのアプリにまとめられる
②『ペン・写真・コメント機能』　図面などの資料上にペンで書込、写真やコメント貼付などのコミュニケーション機能　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　③『帳票招待機能』　複数ユーザを作成中の帳票に招待することで、同時編集が可能になります。
④『自動ダウンロード機能』ペン書込、写真を貼付け、ハンコ押印した資料も完了した帳票は自動保存

一分デモ動画をご覧ください

Microsoft Office,PDF,写真,動画などをアプリなしで閲覧可能
『マルチフォーマット対応』

＜従来の課題＞
現場では、様々な情報が必要です。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
①仕様書や要領書（Word)　　　
②図面（PDF)
③マニュアル（PDFマニュアル、動画マニュアル）
④チェックリスト（Excel)　　　
⑤計測レポート（Excle）
オフィスでは、これらの情報が異なるアプリで提供されていても問題になりませんが、現場ではアプリの習得や切り替えの手間などが問題となってうまく運用できなくなるのです。

＜do!bookで解決＞
現場では、必要な情報は工程ごとにまとまっていることが重要です。
フォーマットに関係なく、１つのツールでスピーディに閲覧できることが現場ペーパレスツールの必須条件です。
do!bookは、マルチフォーマットに対応。Microsoft Office、PDF、動画、写真などのファイルをドラッグ＆ドロップするだけで1つのアプリで閲覧可能。

例えば、スマートデバイスでQRコードを読み込んでdo!bookを立ち上げると、その工程で利用する各種ドキュメントやチェックリスト、レポートなどの帳票がリストで表示されるので、現場でもスムーズに運用していただくことが可能になるのです。

図面にメモして次工程とコミュニケーション『ペン・写真・コメント機能』

＜従来の課題＞
図面はほとんどの職場では、PDFなど電子化が進んでいるので、まず最初もペーパレスは図面から取り組まれるケースが多いのですが、意外に様々な問題が発生して、ペーパレス化を失敗することになります。なぜなら現場では図面は見るだけではないからです。

紙の図面は以下のようなコミュニケーションツールの役割を持っています。

①寸法チェックの品質記録として保存したい
図面上に寸法チェック結果を書き込んで品質記録とするのは、チェックリストよりわかりやすく正確です。見るだけのツールでは、今の仕事のやり方を変えなければいけません。

②次工程に伝えるコミュニケーションツール
製品とともに紙の図面が工程を流れるようなケースでは、図面上にメモを記入して次の工程に情報提供することが必要ですが、これができないと別の道具が必要となってしまうのです。

現場は効率化のために様々な工夫を行っています。単純な見える化では対応できないペーパレスツールは現場では使えず、すぐに紙に戻ってしまいます。

ペーパレスは当然としてコミュニケーションツールを選んでいただくことがポイントです。

＜do!bookで解決＞
現場では、図面を見ながら作業することは習慣づけられています。つまり、図面上に書くことは最も確実で簡単なコミュニケーションの方法です。
次の工程の作業者への引き継ぎや申し送り事項を別の管理ツールを使用することで、コミュニケーションの確実性が低下するというのが現場の実情です。
現場では紙の図面を利用して様々なコミュニケーションの方法が実践されています。✔マークを付けたい、メモを書いて貼付けしたい、写真を添付しておきたいなど現場で行っているコミュニケーションをdo!bookで再現可能な機能をご提供しています。
①チェック（✔）マークや文字の記入
②ペン機能（フリーライン、直線、四角、円など）
③写真の貼付け
④ハンコの押印（チャット）
⑤ページ追加（PDFや白紙ページ）

これらはすべてPDFに反映されて保存でき、見える化された品質記録とすることができます。

複数ユーザでレポート作成『帳票招待機能』

＜従来の課題＞
紙のレポートは同時に複数のユーザが作成することができませんが、電子化により複数ユーザが作成可能となれば現場には様々なメリットがあります。

例えば、安全パトロール。現場を大勢のメンバーでパトロールしていくわけですが、紙のレポートならそれぞれがレポートを作成して後で合体するしかありません。それでは後でまとめるのも大きな負荷がかかります。
参加者が手分けして同時にチェックを実施し、全員でレポートを作成することで、作成の効率化だけでなく、リアルタイムに状況を参照することで、チェック内容も見直しながら作業が可能となり効果も増対していきます。帳票作成ツールでもセキュリティなどを理由にして同時作成に対応していないツールがありますが、これは電子化のメリットをなくすもので、本末転倒と言えるでしょう。

＜do!bookで解決＞
do!bookは作成開始したユーザが他のメンバーをその帳票に招待することで、複数ユーザでの帳票作成を実現することができます。

招待されていないユーザは閲覧も不可。セキュリティを守って複数ユーザでの帳票作成を実現します。入力項目は作成日時とユーザがそれぞれに記録され、オンマウスすることで作成者が表示され、同時書き込みを制限する排他機能も実装されています。

また各項目にしきい値を設定し、異常データが入力されたときに管理者にメールで自動通知し、その帳票に招待する『自動通知機能』によって、問題発生と同時に管理者がその帳票を見ながら作業者に指示することも実現。

帳票作成のペーパレスだけでなく、作業速度の向上、品質向上を実現する現場DXツールなのです。

完了帳票を自動共有『自動ダウンロード』

＜従来の課題＞
紙レポートでは作成したレポートはファイリングされ誰でも気軽に参照できますが、電子化すると作成したレポートを参照するだけでもアプリを使って検索する必要があり、そのためだけにアプリのユーザにならなければいけません。
誰でももっと手軽に作成済帳票を見えるようにしたいのに、見えなくなるのなら帳票電子化の意味がなくなってしまいます。

＜do!bookで解決＞
レポート電子化ツールでは、そのツールのユーザでないと作成したレポートにアクセスもできないというのが大きな問題でした。

do!bookでは、作成完了したレポートは、社内のTeamsやファイルサーバに自動的にダウンロードする機能をご提供しています。
作成完了した帳票は専用EXEシステム『ダウンローダー』で設定したTeamsやファイルサーバなどに自動的にダウンロードされます。do!bookユーザではない一般ユーザもTeamsやファイルサーバにダウンロードされたレポートを閲覧することで作成レポートの『見える化』を実現できます。（閲覧権などセキュリティはTeamsやファイルサーバの設定に従います。）
do!bookユーザではないメンバーへの情報提供も可能とすることでスピーディな情報共有を実現します。

１分デモ動画をご覧ください